Caroline de ‘assistent to’, kaart voordat Wiljan de vergadering kan openen punt 13 van de actielijst aan: -15 juli 2017 ‘Teamdag organiseren’- .’We zouden iets gaan doen aan onze samenwerking’, zegt ze.’Dat staat nu al ruim een half jaar op de agenda. We schuiven het elke week voor ons uit. Wat willen jullie gaan doen? Dan kan ik het organiseren en kunnen we het punt afvinken’.

Wiljan de algemeen directeur van een regionale logistieke dienstverlener met zo’n 120 combinaties op de weg en een groot warehouse, fronst zijn wenkbrauwen; ‘Caroline, nu even niet. We kunnen niet met z’n allen tegelijk weg. De winkel moet openblijven. We moeten voor elf uur de tender rond hebben zodat die vanmiddag weg kan. Dat is nu belangrijk!’

Het managementteam is bij elkaar gekomen op het gebruikelijke tijdstip; maandagochtend van negen tot elf. Wiljan veegt de agenda schoon om te kunnen praten over de Europese tender. Naast Wiljan en Caroline zijn daar Fred van planning, Gerda van personeelszaken, Karel doet operations en Ruud bestiert het warehouse. Jan van de garage is op vakantie. Hij heeft Gerda een mail gestuurd dat hij 4 monteurs tekort komt. Onderhoud kraakt en piept schrijft hij.

Wiljan heeft in het weekend gewerkt aan de tender. Hij zit er goed in! In een gloedvol betoog legt hij uit dat we het kunnen en dat het voor 4 jaar een mooie beladingsgraad oplevert. ‘Dan kunnen we eindelijk iets doen aan innovatie, bijvoorbeeld het track and trace systeem. Dat is nodig dat weten we allemaal. Het is wel belangrijk om beter samen te werken want daar schort het tussen planning en operations nogal eens aan.’ Hij staat op en loopt naar het planbord achter zijn stoel. Karel kijkt naar buiten en Fred neemt een slok koffie. Gerda houdt de uitgeprinte mail van Jan omhoog;’ Wiljan, we moeten echt praten over onderhoud. Jan stuurde mij deze……’ ‘Ja, ok,’ onderbreekt Wiljan en draait zich om. ‘Ik weet het. Jan heeft mij ook gemaild voordat hij wegreed. Precies hetzelfde zei hij twee jaar geleden toen we die opdracht van Scanfed probeerden binnen te halen. Dat is toch goed gekomen. Jan is te voorzichtig. Altijd al geweest!’ De dames maken oogcontact….. en zo gaat het door. Het is pas half tien.

Dit is een foto van een situatie uit de dagelijkse praktijk. Een belangrijke beslissing onder tijdsdruk samen voorbereiden. De foto’s van het vervolg zouden een soortgelijk beeldrelaas laten zien. Iemand die figuurlijk door zichzelf en de anderen ‘rood geschilderd’ wordt als probleemhebber. Al pratend en overtuigend laat hij zich leiden door zijn aannames over de mensen met wie hij de klus moet klaren. Ter plekke belijdt hij ‘samenwerken’ maar doet ‘ik eerst’. Dat is het effect van (te) veel energie, daadkracht en betrokkenheid.

Enig krediet heeft Wiljan wel. Hij staat onder druk. Als ze die tender niet binnenhalen wordt het lastig. Er hang veel vanaf. Het is daarom dat hij weliswaar  wil samenwerken maar onderbewust is hij bang dat hij deze situatie niet in de hand kan houden. Met alle gevolgen van dien. Hij schiet als het ware in zijn automatische piloot; zelf de inhoud in, het voortouw nemen, en druk op de ketel zetten. Dat is ook hoe hij het op de Angelsaksische school heeft geleerd.

Als Wiljan in de gaten krijgt hoe hij kijkt naar dit soort situaties en wat hij doet als het er om spant, kan hij tijdens het overleg eens iets anders te proberen. Als hij dat bespreekbaar krijgt in het team hoeft Caroline de teamdag niet meer te organiseren.